Datenschutzerklärung

Billmann IT
Inhaber: Jörg Billmann
Kurhessenstr. 20
60431 Frankfurt am Main
E-Mail: support@nex-ics.com

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung deiner Rechte erreichst du uns unter dieser Adresse.

NEX ist eine Warenwirtschaft für Unternehmen. Nutzerinnen und Nutzer arbeiten jeweils in einer Organisation (z. B. ihrem Arbeitgeber), die NEX bei uns nutzt.

• Für die Daten, die zum Betrieb deines Kontos, der Website und der App nötig sind, sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.
• Für die Inhalte, die eine Organisation in NEX pflegt – z. B. Artikel, Kunden, Geräte, Zählerstände oder Rechnungen –, ist die jeweilige Organisation verantwortlich. Wir verarbeiten diese Daten in ihrem Auftrag (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Anfragen dazu richtest du bitte an deine Organisation.

Die Web-App wird bei der Vercel Inc. (USA) gehostet, die Anwendung läuft in der Region Frankfurt am Main. Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie Fehlerprotokolle. Das dient der sicheren und stabilen Bereitstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Protokolle werden nur kurzzeitig gespeichert und nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

Konten werden von einer Organisation per Einladung angelegt. Wir verarbeiten dafür deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, ein verschlüsselt (gehasht) gespeichertes Passwort, deine Mitgliedschaften, Rolle und Rechte sowie Anmeldezeitpunkte. Rechtsgrundlage ist die Bereitstellung von NEX (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. das berechtigte Interesse der Organisation an einer sicheren Nutzerverwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Datenbank und Anmeldung betreibt die Supabase Inc. (USA) für uns; die Daten liegen auf Servern in Frankfurt am Main (Amazon Web Services, Region eu-central-1).

Änderungen in einer Organisation (z. B. an Artikeln, Rechnungen oder Rechten) werden mit Zeitpunkt und handelnder Person in einem Aktivitätsprotokoll festgehalten, damit Vorgänge nachvollziehbar bleiben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Einsehen können es nur berechtigte Personen der Organisation.

System-E-Mails – Einladungen, Bestätigungs- und Passwort-Links – sowie Rechnungen, die eine Organisation aus NEX an ihre Kunden verschickt, versenden wir über den Dienst Resend (USA) mit Versand über die EU-Region. Dabei werden Empfängeradresse, Betreff, Inhalt und ggf. der PDF-Anhang verarbeitet. Zu versendeten Rechnungen speichert NEX Empfänger, Betreff und Zeitpunkt, damit die Organisation den Versand nachvollziehen kann.

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies: für deine Anmeldung (Sitzung) und die gerade gewählte Organisation. Im Browser speichern wir zusätzlich deine Darstellungswahl (hell/dunkel) und ob die Seitenleiste eingeklappt ist. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Tracking- oder Werbe-Cookies setzen wir nicht.

Auf der Website nutzen wir Vercel Web Analytics, um die Nutzung in zusammengefasster Form zu verstehen (z. B. aufgerufene Seiten, Herkunftsland, Gerätetyp). Das Verfahren arbeitet ohne Cookies, speichert keine IP-Adressen und erstellt keine Profile über mehrere Websites hinweg (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). In der iOS-App findet keine Reichweitenmessung statt.

Schriftarten sind lokal eingebunden; beim Aufruf werden keine Verbindungen zu Google oder anderen Schriftdiensten aufgebaut.

• Kamera: Die App nutzt die Kamera nur zum Erkennen von Barcodes. Die Bilder werden direkt auf dem iPhone ausgewertet und weder gespeichert noch übertragen – an NEX geht nur der erkannte Code, um den passenden Artikel zu finden.
• Anmeldung: Deine Anmeldung wird verschlüsselt im Schlüsselbund des iPhones gespeichert.
• Lokale Daten: Der Verlauf zuletzt gescannter Artikel und deine Einstellung für „niedriger Bestand“ bleiben auf dem Gerät und lassen sich in den Einstellungen löschen.
• Die App enthält keine Tracking-, Werbe- oder Analyse-Bausteine. Bestandsänderungen und neu angelegte Artikel werden wie in der Web-App in der Datenbank deiner Organisation gespeichert (siehe Abschnitt 4).
• Für den Download über den App Store ist Apple verantwortlich; es gilt die Datenschutzerklärung von Apple.

Wenn du uns schreibst, verarbeiten wir deine Angaben, um dein Anliegen zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO), und löschen sie, sobald sie dafür nicht mehr benötigt werden und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

Vercel, Supabase und Resend haben ihren Sitz in den USA. Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung. Übermittlungen in die USA stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist, im Übrigen auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 DSGVO). Die Datenbank selbst liegt in Frankfurt am Main.

Kontodaten speichern wir, solange dein Konto besteht. Inhalte einer Organisation bleiben gespeichert, solange die Organisation NEX nutzt oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. für Rechnungen) bestehen. Server-Protokolle werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht.

Du hast nach der DSGVO das Recht auf

• Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15),
• Berichtigung (Art. 16) und Löschung (Art. 17),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21),
• Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77).

Dein Konto kannst du jederzeit löschen lassen: Schreib uns von der E-Mail-Adresse deines Kontos an support@nex-ics.com. Mehr dazu auf der Support-Seite.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich NEX oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.